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Fatura pró-forma para a alfândega: Informações obrigatórias e como evitar erros

O que é uma fatura pró-forma para fins aduaneiros?

Uma fatura pró-forma é uma documento aduaneiro provisórioEste documento declara o valor de uma remessa sem criar uma obrigação de pagamento. Não tem validade legal para fins fiscais e não substitui uma fatura comercial. No entanto, é essencial para a alfândega assim que as mercadorias cruzam a fronteira sem um contrato de compra e venda.

Especificamente, isso significa que qualquer pessoa que envie amostras, garantias ou presentes para países terceiros precisa deste documento para que a alfândega possa determinar o valor das mercadorias e liberar a remessa.

Resumidamente:

Fatura pró-forma = documento preliminar para avaliação aduaneira
Sem solicitação de pagamento, sem relevância fiscal segundo a legislação alemã do IVA.
Não é possível deduzir o imposto sobre insumos.
Não deve ser registrado no sistema contábil.
Claramente diferente das faturas comerciais e de exportação.

Fatura pró-forma, fatura comercial, fatura de exportação: qual a diferença?

Esses três termos são frequentemente confundidos na prática diária de exportação. No entanto, as diferenças funcionais são claras.

Visão geral gráfica: Diferenças entre fatura pró-forma e fatura comercial em resumo

morrem Fatura comercial Trata-se de uma solicitação de pagamento legalmente válida. Ela constitui a base para a declaração do valor aduaneiro de mercadorias com valor comercial e, de acordo com o Artigo 145 do Regulamento de Execução (UE) 2015/2447, é o documento padrão para a declaração aduaneira. Fatura de exportação Trata-se essencialmente de uma fatura comercial para fins de exportação, ou seja, uma fatura comercial para entregas a países terceiros.

morrem Fatura proforma No entanto, aplica-se precisamente quando não houve qualquer transação de compra. Não gera um pagamento, não cria uma obrigação tributária e não é registado nas contas.

Fatura comercial: Existe um pedido de pagamento, relevante para fins fiscais, sujeito a requisitos contábeis.
Fatura de exportação: Fatura comercial para exportações para países terceiros, vinculada à declaração de exportação.
Fatura pró-forma: não constitui um contrato de compra, não representa uma obrigação de pagamento e destina-se apenas a fins alfandegários e informativos.

Dica profissional: Se uma fatura pró-forma for erroneamente tratada como uma fatura verdadeira, por exemplo, com o IVA discriminado, a Receita Federal poderá classificá-la como uma fatura tributável. A consequência: obrigação tributária sem que tenha havido uma transação efetiva.

Que informações são obrigatórias em uma fatura pró-forma para fins aduaneiros?

Uma fatura pró-forma em conformidade com as normas aduaneiras deve ser claramente identificada como tal. marcados de forma identificável A notação "Fatura Pro Forma – Valor apenas para fins aduaneiros" é reconhecida e recomendada para este fim.

As seguintes informações são necessárias:

Designação A expressão "Fatura pró-forma" está claramente visível no topo do documento.
Nome e endereço completo do remetente e do destinatário
Descrição detalhada do produto incluindo quantidade, peso (bruto e líquido) e valor unitário.
Código da tarifa aduaneira (código HS) para remessas com valor relevante de mercadorias
País de origem as mercadorias
Montante total na moeda da fatura
Custos de envio e Incoterms (Termos de entrega internacional)
sugestãoque não há obrigação de pagar
Número Eori do remetente no caso de exportações comerciais
Bankverbindung (IBAN, BIC) somente se um pagamento antecipado tiver sido acordado.

Dica profissional: Para o desembaraço aduaneiro de exportação, a remessa deve incluir um original e três cópias da fatura pro forma. Uma cópia deve estar dentro da embalagem e outra claramente visível na parte externa da embalagem.

Em uma mesa, alguém examina cuidadosamente uma fatura pró-forma.

Quando é obrigatória a emissão de uma fatura pró-forma para fins aduaneiros?

A alfândega exige uma fatura pró-forma sempre que as mercadorias não tiverem valor comercial ou não existir um contrato de venda. Câmara de Indústria e Comércio de Trier Normalmente, essas são as seguintes situações:

Entrega de amostras grátis ou materiais publicitários
Entregas em garantia e por mera liberalidade Sem custo
Envio de presentes em países terceiros
Entregas parciais no âmbito da faturação relacionada com o projeto
Uso temporário mercadorias do exterior (ex.: mercadorias de feiras comerciais)
Declarações de exportação para as quais ainda não foi emitida fatura comercial.
Abertura de cartas de crédito em bancos que exigem comprovação de valor.

As faturas pró-forma também são utilizadas para remessas de reparos e entregas de peças de reposição em garantia. Além disso, dependendo do país de destino, elas podem ser exigidas para solicitações de moeda estrangeira ou licenças de importação.

Erros comuns em faturas pró-forma e como evitá-los

Alguém está corrigindo manualmente uma fatura com erro em papel.

O erro mais comum é inserir o valor €0. Autoridades alfandegárias rejeitam Essas informações são sistematicamente rejeitadas porque exigem o valor de mercado real das mercadorias, mesmo em casos de frete grátis. Isso acarreta atrasos na liberação das mercadorias ou a inspeções adicionais.

Outros erros comuns:

Etiquetagem ausente Como uma fatura pró-forma: Sem notificação explícita, o documento pode ser considerado uma fatura genuína.
IVA apresentadoEste item não deve constar em uma fatura pró-forma. Quem o incluir mesmo assim poderá ter que pagá-lo à Receita Federal.
Números de tarifas aduaneiras incompletos ou ausentesOs funcionários da alfândega rejeitam informações incompletas, causando atrasos na entrega.
Lançamentos contábeis na área financeiraAs faturas pro forma não são documentos contábeis e não devem ser registradas como tal.
Conversão subsequente Incluir isso em uma fatura comercial: Isso não é permitido por lei. Se o destinatário precisar pagar, uma nova fatura comercial deverá ser emitida.

Dica profissional: Antes do envio, vale a pena fazer uma rápida verificação de plausibilidade: o valor declarado das mercadorias corresponde ao valor real de mercado? Todos os campos estão completamente preenchidos? Um sistema de numeração separado para faturas pro forma evita confusão durante auditorias fiscais.

Como criar uma fatura pró-forma em conformidade com a lei, passo a passo.

Escolha um modelo ou use o sistema.Você pode usar um modelo verificado ou implementar um sistema automatizado de envio de e-mails. Modelos simples em Word ou Excel também são adequados. raramente cumpre Todos os requisitos para documentos em conformidade com as normas alfandegárias.
Identifique claramente o documento.Insira “Fatura Proforma” ou “Fatura Proforma – Valor apenas para fins aduaneiros” de forma bem visível na parte superior.
Por favor, forneça as informações completas do remetente e do destinatário.Nome, endereço e número EORI do remetente.
Formule a descrição do produto com precisão.Descrição precisa, quantidade, peso, valor unitário e valor total. Frequentemente útil em inglês se o país de destino não entender alemão.
Insira o código HS e o país de origem.Pesquise o número correto da tarifa aduaneira, por exemplo, através do serviço de informações sobre tarifas aduaneiras da alfândega.
Especifique os Incoterms e os custos de envio.Indique claramente os termos de entrega, por exemplo, DAP ou EXW.
Nota sobre a inexistência de obrigação de pagamento.Utilize frases padrão como "Sem valor comercial" ou "Proibida a revenda".
Validação de valoresO valor das mercadorias deve corresponder ao valor de mercado realista.
Forneça o original e três cópias.Para remetente, transportadora, destinatário e arquivamento próprio.

Dica profissional: As plataformas digitais de envio geram automaticamente faturas pró-forma com base nos dados da remessa, verificando os códigos tarifários aduaneiros e os campos obrigatórios. Isso reduz significativamente os erros e economiza tempo. Gestão de documentos de exportação.

Classificação jurídica e fiscal na Alemanha

Uma fatura pró-forma não é legalmente válida de acordo com a Lei do Imposto sobre o Valor Acrescentado. Isto tem consequências específicas:

Não é possível deduzir o imposto sobre insumos, mesmo que o IVA tenha sido declarado incorretamente.
Não há obrigação de registrar lançamentos na contabilidade financeira ou no sistema ERP.
O destinatário não tem obrigação de pagamento.
Não existe obrigação legal de conservar o produto, mas por razões práticas recomenda-se guardá-lo por um ou dois anos.
A emissão incorreta de faturas pró-forma pode resultar em multas ou sanções penais.

Os pagamentos efetuados com base em uma fatura pró-forma são registrados como adiantamentos em uma conta de compensação. O lançamento contábil efetivo ocorre somente com a fatura comercial oficial. Um sistema de numeração específico para faturas pró-forma evita confusões durante auditorias fiscais.

Como a automação simplifica o desembaraço aduaneiro na Alemanha

Quem realiza envios internacionais com frequência sabe o trabalho envolvido: pesquisar códigos tarifários alfandegários, verificar valores e criar documentos manualmente. As plataformas digitais automatizam essas etapas.

Cálculo automático de custos de envio e taxas alfandegárias em tempo real.
Criação integrada de faturas pró-forma em conformidade com as normas alfandegárias diretamente a partir de dados de pedidos ou do sistema ERP.
Verifique se todas as informações obrigatórias estão completas antes de enviar.
Conexão com serviços de encomendas como DHL, UPS, FedEx, DPD e DB Schenker.
Rastreamento de remessas em tempo real com comunicação aduaneira proativa.

Pacote internacional A plataforma oferece soluções totalmente automatizadas para envios internacionais, calculando custos de frete e taxas alfandegárias em segundos e gerando faturas pró-forma diretamente a partir dos dados da remessa. Segundo a Paket-international, as empresas podem utilizá-la para reduzir seus custos de envio. em até 80% reduzir.

As autoridades alfandegárias alemãs estabelecidas, como a Alfândega de Schöneberg e o portal central de alfândega em zoll.de, fornecem informações sobre códigos tarifários aduaneiros, declarações de exportação e documentos necessários. As Câmaras de Indústria e Comércio (IHKs), incluindo as de Trier e Ulm, também oferecem aos exportadores consultoria gratuita sobre os requisitos de documentação para o comércio exterior.

Como lidar com as autoridades alfandegárias em caso de ambiguidades relativas às faturas pro forma

As autoridades alfandegárias costumam cooperar quando os exportadores se comunicam de forma transparente. Quem tiver dúvidas sobre uma remessa deve entrar em contato o quanto antes, e não depois que a mercadoria já estiver retida.

Recomendações específicas:

Esclareça com antecedência.Para remessas incomuns ou novos países de destino, é recomendável consultar previamente a alfândega principal responsável ou através do portal da alfândega.
Por favor, inclua toda a documentação.A falta de documentos é o motivo mais comum de atrasos. Todos os documentos relevantes, incluindo a fatura pró-forma, a lista de embalagem e a declaração de exportação, devem ser incluídos.
Utilize formulações padrãoTermos como "Valor declarado apenas para fins aduaneiros" ou "Brinde gratuito" são reconhecidos internacionalmente e reduzem as dúvidas.
Tenha seu número EORI em mãos.Não é possível efetuar uma declaração de exportação comercial sem um número EORI válido.
Utilize os serviços de consultoria da IHKAs Câmaras Regionais de Indústria e Comércio (IHK) oferecem consultoria gratuita em exportação e estão familiarizadas com as características específicas de cada país.

Requisitos especiais para amostras, brindes e reparos

Nem todos os tipos de remessa recebem o mesmo tratamento na alfândega. Requisitos específicos para faturas pró-forma se aplicam a certas categorias de mercadorias.

Entregas de amostrasO valor das mercadorias deve ser declarado de forma realista, mesmo que as mercadorias sejam gratuitas. A indicação "Amostras Grátis" e "Proibida a Revenda" é obrigatória. Para remessas de amostras gratuitas permanentes, uma fatura aduaneira pode ser exigida, dependendo do país de destino.

presentesO valor das mercadorias deve ser declarado na parte externa da embalagem, no formulário de declaração aduaneira. Não são cobrados direitos aduaneiros abaixo de determinados limites de isenção, mas a fatura pró-forma ainda é necessária como documentação.

Envios para garantia e reparoNeste caso, recomenda-se a indicação "Substituição (Garantia)". O valor da mercadoria deve ser declarado, caso contrário, a alfândega não terá base para avaliação.

Fatura aduaneira para países da CommonwealthPara importações em países da Commonwealth, como Canadá ou Austrália, uma fatura aduaneira costuma ser obrigatória. Ela difere de uma fatura pro forma: é emitida em formulários padrão do país de destino, deve ser preenchida em inglês e assinada pelo exportador. Uma simples fatura pro forma não é suficiente.

Aqueles que exportam regularmente para esses mercados devem consultar previamente os requisitos específicos de cada país junto à Câmara de Indústria e Comércio (IHK) competente ou através da [autoridade/organização competente]. portal de remessas internacionais Verifique com a Paket-international.

A Paket-international ajuda empresas a criar faturas pró-forma e todos os outros documentos aduaneiros de forma automática e precisa. A plataforma é especialmente adequada para varejistas online e exportadores que enviam regularmente para países terceiros e desejam economizar tempo e dinheiro. Saiba mais em [link para o site]. paket-international.com/online-haendler.

Reconhecimento importante

Uma fatura pró-forma correta para a alfândega deve mostrar o valor de mercado real das mercadorias, estar claramente identificada como tal e conter todas as informações obrigatórias; caso contrário, atrasos na liberação das mercadorias são prováveis.

Tópico	Detalhes
Finalidade da fatura pró-forma	Avaliação aduaneira para remessas sem contrato de venda e sem solicitação de pagamento.
Pflichtangaben	Código HS, valor das mercadorias, país de origem, Incoterms, designação como fatura pró-forma
Erro mais comum	Declarações de valor como €0: As autoridades alfandegárias exigem o valor de mercado real.
Ordem Tributária	Sem dedução de imposto sobre insumos, sem obrigação contábil, sem obrigação de pagamento para o destinatário.
Por favor, observe a fatura alfandegária.	Frequentemente obrigatório para países da Commonwealth, requer assinatura e formulário do país.